Protezione dei dati personali dei fornitori
Noi, Vivantis a.s., numero ID: 25977687 (di seguito denominato "noi"), prestiamo grande attenzione alla protezione dei dati personali. In questo documento troverai informazioni su quali dati personali elaboriamo, in particolare sui nostri fornitori, in quale base giuridica trattiamo i dati personali, per quali scopi li utilizziamo, a chi possiamo trasmetterli e quali diritti hai in relazione al trattamento dei dati personali.
1. Quali dati personali trattiamo?
Trattiamo i seguenti dati personali:
• dati identificativi, che significano in particolare nome e cognome, username e password, oppure numero di carta d'identità se visiti la nostra sede, numero di identificazione e partita IVA, se sei un imprenditore;
• dati di contatto, ovvero i dati personali che ci consentono di contattarti, in particolare indirizzo e-mail, numero di telefono, indirizzo di consegna e indirizzo di fatturazione;
• dati sulla nostra collaborazione, che sono principalmente dati sui prodotti e servizi che abbiamo ordinato da te, le date di consegna e di scadenza, inclusi numero di conto per pagamento e dati sui reclami, dati sull'adempimento dei tuoi obblighi contrattuali e la loro successiva valutazione, registrazioni di possibili violazioni delle responsabilità contrattuali;
• informazioni sul tuo comportamento sul nostro portale, in particolare i link su cui fai clic, come ti muovi sul nostro sito web e scorri lo schermo, nonché informazioni sul dispositivo da cui visualizzi il nostro sito, come indirizzo IP, identificazione del dispositivo, parametri tecnici operativi del sistema e della sua versione, della risoluzione dello schermo, del browser utilizzato e della sua versione, nonché dei dati ricavati dai cookie e tecnologie simili per l'identificazione del dispositivo;
• dati relativi all'utilizzo di call center o ad una visita presso la nostra sede, che sono principalmente registrazioni di telefonate con il call center, identificazione dei messaggi che ci hai inviati, inclusi identificatori come indirizzi IP e registrazioni da sistemi di telecamere in loco;
• informazioni di sicurezza e di sistema, che significano in particolare i dati di accesso al sistema, i dati identificativi di cose e dispositivi a voi affidati (es. computer, telefono cellulare, auto), l'identificazione della connessione remota, le informazioni sull'accesso alle applicazioni e ai sistemi.
2. Perché trattiamo i dati personali e cosa ci autorizza a farlo?
Nell'ambito delle nostre attività, trattiamo i dati personali per vari scopi e in misura diversa. Il trattamento che possiamo eseguire dipende dallo scopo per il quale è diretto il relativo trattamento e dalla posizione in cui agisci ai nostri confronti, sia che tu sia solo un visitatore del nostro sito web o che tu ci fornisca alcuni prodotti o servizi. Potremmo anche trattare i tuoi dati se sei un rappresentante del nostro fornitore, se comunichi con noi o se visiti i nostri locali.
a) Se stipuli un contratto con noi
Se tu, come una persona fisica, ci fornisci prodotti, servizi o collabori in altro modo con noi, elaboriamo i tuoi dati identificativi e di contatto e i dati sulla nostra collaborazione per lo scopo di eseguire il contratto.
Se ci fornisci prodotti o servizi come persona giuridica, elaboriamo gli stessi dati per lo stesso scopo in base al nostro legittimo interesse a stipulare ed eseguire un contratto con la persona che rappresenti.
Il fatto che utilizziamo questi dati per svolgere la nostra collaborazione significa che li utilizzeremo in particolare:
• allo scopo di ricevere i prodotti o i servizi che ci fornite;
• affinché possiamo comunicare con te in merito alla collaborazione, ad esempio per confermare il ricevimento della merce;
• ai fini del pagamento di prodotti e servizi;
• in relazione alle altre richieste con quali ci contatti, ad esempio tramite il call center, come descritto nella sezione: Se comunichi con noi attraverso vari canali.
A tal fine, utilizziamo i dati personali durante fornitura del servizio, oppure per tutta la durata del contratto con noi.
b) Se visiti i nostri locali
Se visiti la nostra sede o i suoi dintorni, elaboreremo una registrazione da un sistema di telecamere su cui puoi essere catturato, in base al nostro legittimo interesse al fine di proteggere la nostra e la tua proprietà e le persone che si spostano all'interno e nei dintorni ai locali, il che è anche nostro legittimo interesse.
Conserviamo i dati personali per questo scopo per 14 giorni. Hai il diritto di opporti a questo trattamento.
c) Se utilizzi il nostro IT o visiti uno dei nostri portali
• Utilizzo di cookie e altre tecnologie
Se visiti il nostro portale, memorizziamo e poi leggiamo piccoli file come i cookie dal tuo dispositivo. Un cookie è un piccolo file di lettere e numeri che memorizziamo nel tuo browser o
sul disco rigido del tuo computer. Alcuni cookie ci consentono di collegare le tue attività durante
la tua visita al nostro portale dal momento in cui entri nel nostro portale fino al momento in cui lo lasci. Nel momento in cui chiudi la finestra del browser, questi cookie verranno eliminati. Altri rimangono sul dispositivo per un determinato periodo di tempo e si attivano ogni volta che visiti il sito web che ha creato il particolare cookie. Utilizziamo anche pixel tag (noti anche come web beacon), che sono piccole immagini che hanno una funzione simile ai cookie. A differenza dei cookie, che vengono memorizzati sul disco rigido del tuo computer, i pixel tag fanno una parte integrante dei siti web. Per semplicità, in questo documento faremo riferimento a tutte queste tecnologie come cookie. Non solo memorizziamo i cookie sul tuo dispositivo, ma leggiamo anche quei cookie che il nostro portale ha memorizzato nel tuo dispositivo. Più avanti in questo documento parleremo solo delle impostazioni per semplicità.
I cookie e altri file sono necessari per il funzionamento del nostro portale. Se blocchi questi cookie nel tuo browser, il nostro portale potrebbe non funzionare correttamente.
I cookie ci aiutano:
• identificarti quando navighi tra le pagine del nostro portale o le visiti nuovamente, ad esempio in modo che possiamo ricordare il tuo login da un dispositivo specifico e non chiederti ripetutamente e-mail e password, oppure per salvare quale versione del nostro portale dovremmo mostrarti se il portale offre più varianti al momento;
• con sicurezza, ad esempio, per indagare se qualcuno ha abusato della tua connessione al nostro portale e non sta agendo sul tuo sito;
• registrare, esaminare ed eliminare guasti e componenti non funzionali dal nostro portale.
Memorizziamo anche i cookie del nostro portale, che ci consentono di:
• monitorare il traffico verso il nostro portale, le sue singole pagine, creare statistiche e report;
• mostrarti diverse varianti del nostro portale quando testiamo nuove funzionalità;
• personalizzare per te il contenuto del nostro portale.
Se non disabiliti l'uso dei cookie nelle impostazioni del tuo browser, assumeremo che tu acconsenta all'uso dei cookie. Puoi revocare il tuo consenso in qualsiasi momento disabilitando l'uso dei cookie nelle impostazioni del tuo browser web.
Utilizzo dei dati personali dei visitatori del nostro portale
Se visiti uno dei nostri portali per fornitori, elaboriamo le informazioni sul tuo comportamento sul nostro portale in base al nostro legittimo interesse al fine di:
• ottenere informazioni sulla base delle quali potremo migliorare il portale per te in futuro; il nostro legittimo interesse qui è quello di migliorare i servizi del nostro portale;
• creazione di statistiche e report, in particolare monitoraggio del traffico del nostro portale, delle sue singole pagine; il nostro legittimo interesse è misurare l'uso del nostro portale;
• prevenire attacchi al nostro portale e mettere in pericolo la sua funzionalità e la sicurezza dei tuoi dati; il nostro legittimo interesse qui è la funzionalità senza problemi del nostro portale e la sicurezza dei tuoi dati.
Non otteniamo dati sul tuo comportamento sul nostro portale solo dai cookie. Li integriamo anche con i dati:
• L'indirizzo IP del tuo dispositivo (l'indirizzo del tuo dispositivo che usi per comunicare con altri dispositivi su Internet);
• MAC address (indirizzo del dispositivo con cui si comunica con altri dispositivi nella rete locale);
• le impostazioni del sistema operativo, della versione e della lingua del dispositivo;
• il browser che stai utilizzando sul tuo dispositivo, la sua versione e le impostazioni della lingua;
• l'indirizzo del sito web (indirizzo URL) da cui si arriva al nostro portale.
Utilizziamo i dati personali per questi scopi per un periodo di 38 mesi, durante i quali memorizziamo i dati solo in forma pseudonimizzata. Hai il diritto di opporti a questo trattamento.
d) Se utilizzi la nostra infrastruttura IT, tecnologia o altre risorse
Se utilizzi la nostra infrastruttura IT, in particolare i nostri archivi condivisi, gli strumenti di chat e i sistemi di posta elettronica, la nostra tecnologia informatica o altre risorse, elaboriamo i tuoi dati personali anche sulla base dei nostri legittimi interessi. Su questa base giuridica, elaboriamo i tuoi dati identificativi e di contatto, i dati relativi alla nostra collaborazione, nonché le informazioni di sicurezza e di sistema, al fine di:
A tal fine, trattiamo i tuoi dati personali per la durata del rapporto contrattuale con te. Ai fini della tutela delle nostre pretese legali, potremmo conservare i tuoi dati personali per il tempo necessario per esercitare i diritti e gli obblighi derivanti dal rapporto contrattuale e per la durata del termine di prescrizione dei diritti derivanti da o relativi a tale rapporto (fino a 15 anni dalla cessazione) per quanto riguarda la tutela delle nostre pretese legali. In caso di procedimenti legali, amministrativi o di altro tipo, potremmo trattare i tuoi dati personali nella misura necessaria per la durata di tali procedimenti e per il resto del periodo di prescrizione dopo la loro risoluzione.
Potremmo anche utilizzare le informazioni di identificazione dell'utente in misura ragionevole allo scopo di promuovere e rafforzare il nostro marchio. Ad esempio, a questo scopo possiamo utilizzare le foto dei nostri eventi per i nostri partner e fornitori. A tal fine, potremmo conservare i tuoi dati personali per la durata del rapporto contrattuale con te, prorogato per un periodo di 4 anni.
Hai il diritto di opporti a questo trattamento, che è descritto più dettagliatamente nel capitolo Diritto di opporti al trattamento. Se eserciti il tuo diritto di opporti al trattamento dei tuoi dati personali, siamo obbligati a non trattare ulteriormente i tuoi dati personali per tale scopo, a meno che non esaminiamo la tua obiezione secondo cui abbiamo motivi convincenti per farlo.
Questi motivi sono:
• controlli interni e registrazioni, in particolare registrazioni di ausili di lavoro assegnati, laddove sia nel nostro legittimo interesse garantire e controllare il corretto svolgimento di tutte le vostre e nostre funzioni;
• garantire la sicurezza e la protezione della proprietà, laddove il nostro legittimo interesse sia quello di garantire la sicurezza fisica e informatica e anche la protezione della nostra proprietà; a tal fine, possiamo monitorare determinati locali e l'utilizzo di dispositivi elettronici, sistemi informativi e infrastrutture informatiche;
• garantire le nostre esigenze operative, laddove il nostro legittimo interesse sia il funzionamento dei nostri strumenti informatici.
e) Se comunichi con noi attraverso vari canali
Se comunichi con noi attraverso vari canali, in particolare tramite call center, e-mail, strumenti di chat e social network, elaboreremo i tuoi dati identificativi e di contatto, le informazioni sulla nostra collaborazione e i dati relativi all'uso del call center o alla visita presso la nostra sede in base del nostro interesse autorizzato a migliorare le vostre esigenze, monitorare il corretto adempimento dei nostri obblighi e migliorare i nostri servizi al fine di:
• gestire le vostre richieste; se abbiamo ordinato qualcosa da te e la tua richiesta riguarda la cooperazione, potremmo eseguire questo trattamento sulla base dell'esecuzione di un contratto con te;
• tenere traccia delle vostre esigenze in modo da poter verificare che le stiamo rispettando in modo corretto e tempestivo;
• dimostrare di aver ricevuto ed elaborato la tua richiesta, ad esempio quando collaboriamo in questo modo o gestiamo reclami;
• la loro analisi per migliorare la qualità dei nostri servizi.
Conserviamo i dati personali per questi scopi per 3 mesi. Hai il diritto di opporti al trattamento in base al nostro legittimo interesse.
f) Trattamento per la registrazione interna e la tutela dei diritti legali
Al termine della nostra collaborazione, continueremo a memorizzare le tue informazioni di identificazione e contatto, dati relativi alla nostra cooperazione, in base del nostro legittimo interesse al fine di proteggere le rivendicazioni legali e i nostri registri interni e il controllo, per un periodo di 3 anni e un anno dopo la sua scadenza alle pretese avanzate al termine del termine di prescrizione. In caso di procedimenti legali, amministrativi o di altro tipo, trattiamo i tuoi dati personali nella misura necessaria per la durata di tali procedimenti e il resto del periodo di prescrizione dopo la loro risoluzione. I nostri legittimi interessi qui sono la protezione dei diritti legali e il controllo del corretto adempimento degli obblighi contrattuali.
Hai il diritto di opporti a questo trattamento in base di un interesse legittimo.
g) Trattamento per adempiere ai nostri obblighi di legge
Anche noi dobbiamo rispettare determinati obblighi di legge. Su questa base giuridica, elaboriamo i tuoi dati identificativi e di contatto, dati sulla nostra collaborazione, a causa in particolare del rispetto delle seguenti leggi:
• Legge n. 89/2012, Codice Civile,
• Legge n. 235/2004, In materia di imposta sul valore aggiunto,
• Legge n. 563/1991, Sulla contabilità.
Utilizziamo i dati personali per questi scopi per un massimo di 10 anni.
3. Chi tratta i tuoi dati personali e a chi li trasmettiamo?
Trattiamo tutti i dati personali menzionati in qualità di amministratore. Ciò significa che determiniamo le finalità per le quali raccogliamo i tuoi dati personali come sopra definito, determiniamo i mezzi di trattamento e siamo responsabili della loro corretta esecuzione.
Per il trattamento dei dati personali, utilizziamo anche i servizi di altri responsabili del trattamento che trattano i dati personali solo in conformità con le nostre istruzioni e per le finalità descritte nella sezione Perché trattiamo i dati personali e cosa ci autorizza a farlo? Tali processori sono:
• fornitori di servizi cloud e altri fornitori di tecnologia e supporto;
• fornitori di strumenti per la gestione e la registrazione delle telefonate;
• fornitori di strumenti di comunicazione SMS e chat, nel caso in cui trattino dati personali per mediare la nostra comunicazione con te;
• fornitori di servizi per il monitoraggio del ricevimento e spedizione delle merci e le visite ai locali;
• fornitori di monitoraggio della sicurezza che gestiscono in particolare il nostro sistema di telecamere;
• società di contabilità esterna.
4. Da quali fonti otteniamo i dati personali?
Nella maggior parte dei casi, elaboriamo i dati personali che ci fornisci in collaborazione o quando comunichi con noi, ad esempio al call center. Otteniamo anche dati personali direttamente da te registrando le chiamate al call center e una telecamera che riprende i nostri locali e i suoi dintorni.
5. Trasferimento di dati al di fuori dell'UE
Nell'ambito del trasferimento dei dati ai nostri responsabili del trattamento elencati nella sezione: Chi tratta i tuoi dati personali e a chi li trasferiamo?”, Potremmo anche trasferire i tuoi dati in paesi terzi al di fuori dello Spazio Economico Europeo che non garantiscono un livello adeguato di protezione dei dati personali. Effettueremo tutti questi trasferimenti solo se il responsabile del trattamento si impegna a rispettare le clausole contrattuali standard emesse dalla Commissione Europea e disponibili all'indirizzo
http://eur-lex.europa.eu/LexUriServ/LexUriServ.do?uri=OJ:L:2004:385:0074:0084:CS:PDF
6. Quali sono i tuoi diritti nel trattamento dei dati personali?
Proprio come abbiamo i nostri diritti e doveri quando trattiamo i tuoi dati personali, anche tu hai determinati diritti quando tratti i tuoi dati personali. Questi diritti includono:
Diritto di accesso
In poche parole, hai il diritto di sapere quali dati elaboriamo su di te, per quale scopo, per quanto tempo, dove raccogliamo i tuoi dati personali, a chi li trasferiamo, chi li elabora al di fuori di noi e quali altri diritti hai in relazione al trattamento dei tuoi dati personali. Puoi trovare tutto questo in questo documento "Protezione dei dati personali dei fornitori". Tuttavia, se non sei sicuro di quali dati personali trattiamo su di te, puoi chiederci di confermare se i dati personali che ti riguardano siano o meno in corso di trattamento e, in tal caso, hai il diritto di accedere a tali dati personali. Nell'ambito del diritto di accesso, puoi richiederci una copia dei dati personali oggetto di trattamento, con la prima copia fornita gratuitamente e tutte le altre copie già a pagamento.
Diritto alla rettifica
Errare è umano. Se ritieni che i dati personali che elaboriamo su di te siano inesatti o incompleti, hai il diritto di correggerli o integrarli senza indebito ritardo.
Diritto alla cancellazione
In alcuni casi, hai il diritto alla cancellazione dei tuoi dati personali. Cancelleremo i tuoi dati personali senza indebito ritardo se viene soddisfatta una delle seguenti ragioni:
• non abbiamo più bisogno dei tuoi dati personali per le finalità per le quali li abbiamo trattati;
• eserciti il tuo diritto di opporti al trattamento (vedi il capitolo Diritto di opposizione al trattamento di seguito) sui dati personali che elaboriamo in base dei nostri interessi legittimi e scopriamo che non abbiamo più tali interessi legittimi che giustificherebbero tale elaborazione, o
• ritieni che il trattamento dei dati personali da noi effettuato abbia cessato di essere conforme a normative generalmente vincolanti.
Ma tieni presente che anche se questo è uno di questi motivi, ciò non significa che cancelleremo immediatamente tutti i tuoi dati personali. Questo diritto non si applica se il trattamento dei tuoi dati personali è ancora necessario per l'adempimento di un nostro obbligo legale o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa delle nostre pretese legali (vedi la sezione: Perché trattiamo i dati personali e cosa ci autorizza a farlo?).
Il diritto di limitare il trattamento
In alcuni casi, oltre al diritto alla cancellazione, puoi esercitare il diritto alla limitazione del trattamento dei dati personali. Tale diritto ti consente in alcuni casi di richiedere che i tuoi dati personali siano contrassegnati e che tali dati non siano oggetto di ulteriori operazioni di trattamento - in questo caso, però, non per sempre (come nel caso del diritto alla cancellazione), ma per un periodo di tempo limitato. Dobbiamo limitare il trattamento dei dati personali se:
• neghi l'accuratezza dei dati personali prima che accettiamo quali dati siano corretti;
• elaboriamo i tuoi dati personali senza una base legale sufficiente (ad es. al di là di ciò che dobbiamo elaborare), ma assegnerai la priorità a tali restrizioni solo prima di eliminare tali dati (ad es. se prevedi di fornirci tali dati in futuro);
• non abbiamo più bisogno dei tuoi dati personali per le finalità di trattamento di cui sopra, ma li richiedi per determinare, far valere o difendere le tue rivendicazioni legali, oppure
• ti opponi al trattamento. Il diritto di opposizione è descritto più dettagliatamente di seguito nel capitolo Diritto di opporsi al trattamento. Per il periodo dell’indagine, se la tua opposizione è giustificata, siamo obbligati a limitare il trattamento dei tuoi dati personali.
Diritto alla portabilità
Hai il diritto di ottenere da noi tutti i tuoi dati personali che ci hai fornito e che elaboriamo in base all'esecuzione del contratto. Ti forniremo i tuoi dati personali in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico. Affinché possiamo trasferire facilmente i dati sulla tua richiesta, possono essere solo i dati che elaboriamo automaticamente nei nostri database elettronici.
Il diritto di opporsi al trattamento
Hai il diritto di opporti al trattamento dei dati personali che avviene nel nostro legittimo interesse (vedi Perché trattiamo i dati personali e cosa ci autorizza a farlo?). Interromperemo il trattamento dei tuoi dati personali a meno che non abbiamo validi motivi legittimi per continuare tale trattamento.
Il diritto di sporgere denuncia
L'esercizio dei tuoi diritti come sopra non pregiudica il tuo diritto di proporre reclamo all'autorità di controllo competente. Puoi esercitare questo diritto in particolare se ritieni che stiamo trattando i tuoi dati personali in modo illegale o in violazione di norme legali generalmente vincolanti. È possibile presentare un reclamo contro il trattamento dei dati personali presso di noi presso l'Ufficio per la protezione dei dati personali, con la sede presso l’indirizzo Via Pplk. Sochora 27, 170 00 Praga 7, Repubblica Ceca
7. Come si possono esercitare i diritti individuali?
Il modo più veloce per esercitare e richiedere l'esercizio del diritto è inviare la domanda tramite la casella anagrafica aziendale, oppure in forma cartacea presso la sede legale della società. In questo caso, tuttavia, la tua domanda deve avere una firma ufficialmente verificata.
Elaboreremo la tua richiesta senza indebito ritardo, ma entro un massimo di un mese. In casi eccezionali, soprattutto a causa della complessità della tua richiesta, abbiamo il diritto di prorogare questo periodo di altri due mesi. Ovviamente ti informeremo di tale possibile estensione e della sua giustificazione.
8. Commissario per la protezione dei dati personali
Il nostro Responsabile della protezione dei dati è alla tua disposizione per tutte le questioni relative al trattamento dei tuoi dati personali.
È possibile contattare il commissario via indirizzo e-mail: dpo@vivantis.com
